Privacyverklaring Cotap
Met cookies en technieken die daarop lijken helpen we je beter en persoonlijker
Deze privacyverklaring is voor het laatst aangepast op 15-08-2024. Dit is de privacy- en cookieverklaring voor de website https://cotap.recruitee.com/. Deze verklaring geeft je informatie over hoe wij omgaan met de persoonsgegevens (hierna: gegevens) die we van je verzamelen via deze website. Daarnaast verstrekken we je onder meer informatie over ons beveiligingsbeleid en jouw rechten.
Wij vinden het belangrijk dat onze dienstverlening betrouwbaar en transparant is. Wij gaan dan ook discreet en zorgvuldig om met je persoonsgegevens en we zorgen ervoor dat elke verwerking van je gegevens voldoet aan de toepasselijke wet- en regelgeving.
Wij kunnen deze verklaring wijzigen als ontwikkelingen daartoe aanleiding geven, bijvoorbeeld in geval van toegevoegde functionaliteit. De meest actuele privacyverklaring kun je vinden op onze website. We raden je aan deze privacy- en cookieverklaring regelmatig te raadplegen, zodat je ook van de wijzigingen op de hoogte blijft. Aan het einde van deze privacy- en cookieverklaring vind je een lijst waarin enkele belangrijke begrippen worden uitgelegd.
2 Verantwoordelijke
Cotap B.V. (hierna: Cotap) is de verantwoordelijke voor de verwerking van je gegevens. Zo stelt Cotap vast hoe en welke gegevens van je worden verwerkt, voor welke doeleinden en hoe lang. Ons bezoekadres is Oosterbrugstraat 27, 8281 BT Genemuiden. Je kunt de afdeling recruitment bellen op 0383851515 en e-mailen hr@cotap.nl
3 Functionaris voor gegevensbescherming
Cotap heeft een functionaris voor gegevensbescherming aangesteld. Dit is iemand die erop toeziet dat je gegevens worden verwerkt in overeenstemming met de wet. De werkzaamheden van de functionaris voor gegevensbescherming bestaan onder meer uit toezicht houden, vragen en klachten afhandelen en adviseren over de verwerking en beveiliging van je gegevens. Je kunt onze functionaris bereiken op fg@cotap.nl.
4 Doeleinden
We verwerken je gegevens via de website uitsluitend voor het faciliteren en analyseren van je websitebezoek en het verlenen van diensten aan jou op het gebied van werving en selectie, in het bijzonder om je sollicitatie te behandelen en daarover met je te communiceren.
5 Welke gegevens verwerken wij van jou?
Als je via de website solliciteert of reageert op vacatures verwerken wij gegevens van je. Bij het invullen van het webformulier, moet je de volgende gegevens aan ons verstrekken: voornaam, achternaam, e-mailadres, telefoonnummer, curriculum vitae. Je bent niet verplicht om een motivatiebrief te verstrekken. Het niet indienen van je motivatiebrief heeft geen negatieve gevolgen voor het behandelen van je sollicitatie.
Als je via de website vragen stelt aan een van onze medewerkers of op een andere manier contact met ons opneemt over bijvoorbeeld een vacature, verwerken wij de door jou verstrekte gegevens, zoals je naam en contactgegevens. Deze gegevens worden alleen gebruikt om je vragen en verzoeken te beantwoorden.
Daarnaast worden er automatisch gegevens verwerkt voor het technische en functionele beheer van onze website, om het gebruik van onze website mogelijk te maken en om je bezoek en surfgedrag te analyseren. Hiervoor verwerken wij bijvoorbeeld je IP-adres, de pagina’s die je bezoekt, de internetbrowser die je gebruikt, de voorafgaande website die je bezocht hebt, demografische informatie en de tijd en duur van je bezoek aan onze website. Hiervoor gebruiken wij cookies. Zie hierna onder het kopje ‘Cookies’.
6 Grondslagen
De verwerkingen in het kader van werving en selectie noodzakelijk (a) om op jouw verzoek vóór het sluiten van een overeenkomst met Cotap maatregelen te nemen of (b) ter uitvoering van een overeenkomst tussen jou en Cotap. Met voorgaande wordt de relatie bedoeld die je aangaat met Cotap in het kader van een sollicatieprocedure of het feit dat wij jouw gegevens opslaan in onze database zodat wij je op de hoogte kunnen houden van interessante vacatures. De verwerkingen in het kader van (analyses van) je websitebezoek doen wij op basis van gerechtvaardigd belang.
7 Beveiliging
Cotap heeft passende technische en organisatorische maatregelen getroffen om te waarborgen dat je gegevens goed worden beveiligd en uitsluitend voor specifieke doeleinden worden verwerkt. Cotap heeft bij haar beveiliging rekening gehouden met de verwerkingsrisico’s van je gegevens, met name als gevolg van verlies of onrechtmatig gebruik van je gegevens. Cotap gebruikt onder meer beveiligde servers en firewalls.
8 Datalekken
Als er een inbreuk in verband met gegevens heeft plaatsgevonden (datalek), moeten wij dit aan de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) melden binnen 72 uur nadat we daarvan op de hoogte zijn geraakt, tenzij het niet waarschijnlijk is dat het datalek een risico oplevert voor jouw rechten en vrijheden. Als het wel waarschijnlijk is dat het datalek een hoog risico oplevert voor jouw rechten en vrijheden, zijn we verplicht het datalek ook aan jou te melden.
Er is sprake van een datalek als er bij een beveiligingsincident, zoals een hack in onze systemen, gegevens verloren zijn gegaan of als we onrechtmatige verwerking van je gegevens redelijkerwijs niet kunnen uitsluiten. Mocht jij een beveiligingsincident of datalek aantreffen bij Cotap, vragen wij je direct te mailen naar fg@cotap.nl of contact op te nemen met onze functionaris voor gegevensbescherming.
9 Cookies
9.1 Wat zijn cookies?
Cotap maakt gebruik van cookies. Cookies zijn tekstbestandjes die je device of browser opslaat wanneer je onze website bezoekt. Cotap kan ook gebruikmaken van technieken die vergelijkbaar zijn met cookies, zoals tracking pixels, flash cookies, Java scripts, tags en web beacons. Deze technieken scharen wij onder het begrip cookies.
Op basis van cookies worden gegevens van een server naar je device of browser gestuurd met als doel om opgeslagen te worden. Bij een volgend bezoek worden deze gegevens weer naar de server teruggestuurd. Zo kan de server jouw device of browser herkennen. Wij gebruiken Google Analytics van Google Inc. voor statistische doeleinden en om de functionaliteit en gebruikersvriendelijkheid van onze website te verbeteren.
9.2 Grondslag plaatsen en uitlezen cookies
Voor het plaatsen en uitlezen van cookies met als uitsluitend doel de communicatie via internet uit te voeren, is je voorafgaande toestemming niet vereist. Hetzelfde geldt voor cookies die strikt noodzakelijk zijn om onze diensten te kunnen leveren of analytische cookies die geen of geringe invloed hebben op je privacy. Deze cookies kun je dan ook niet uitschakelen. Dit zou het functioneren van onze website ernstig in gevaar brengen.
Voor alle overige cookies vragen wij je toestemming voordat wij de cookies plaatsen en uitlezen. Dit is wettelijk verplicht. Deze toestemming kun je geven op basis van de cookiebanner. Daarin staat dat je cookies accepteert door verder te klikken op onze website.
9.3 Grondslag verwerken persoonsgegevens
Doordat wij cookies kunnen gebruiken met als doel om gegevens over je gebruik van onze website te verzamelen, combineren of analyseren zodat jij beter of anders behandeld kunt worden, verwerken wij je gegevens. Voor elke verwerking van gegevens hebben wij een grondslag (zie onder kopje ‘Grondslagen) en is deze privacy- en cookieverklaring van toepassing.
9.4 Cookie-instellingen wijzigen
Je kunt je keuze voor het gebruik van cookies op ieder gewenst tijdstip wijzigen door de cookieinstellingen van je browser aan te passen.
10 Social media
Als jij bepaalde gegevens openbaar hebt gepubliceerd op internet, bijvoorbeeld op je LinkedIn profiel, kunnen wij die informatie bekijken. Dit doen wij uitsluitend in het kader van werving en selectie. Op grond van deze gegevens wordt niet de beslissing gemaakt om je wel of niet toe te laten tot een solliciatieprocedure of om je af te wijzen. Wij zullen je ook niet discrimineren op grond van deze gegevens.
Wij kunnen bepaalde gegevens van je verwerken als je via onze website vacatures en activiteiten doorstuurt aan anderen. Bij deze zogenaamde ‘share-functie’ wordt er automatisch een e-mail gemaakt om de vacature of activiteit door te sturen. Hiervoor worden behalve jouw eigen naam en e-mailadres ook de naam en het e-mailadres van de persoon aan wie je het bericht wilt doorsturen verwerkt. Deze gegevens worden alleen gebruikt voor het genereren van de door te sturen e-mail met betreffende vacature of activiteit.
Als je ervoor kiest om content van onze website te delen via social media, zijn je gegevens mogelijk zichtbaar voor bezoekers van je persoonlijke pagina van het betreffende social medium. Wij zijn niet verantwoordelijk of aansprakelijk voor verwerking van je gegevens via die social media.
11 Websites van derden
Cotap verwijst naar websites van andere bedrijven, personen of social media, bijvoorbeeld via hyperlinks. Wij zijn niet verantwoordelijk of aansprakelijk voor verwerking van je gegevens via die websites. Deze privacy- en cookieverklaring is dus ook niet van toepassing op het gebruik van websites van derden.
12 Inschakelen derden
Cotap schakelt voor het uitvoeren van haar diensten derden in. Voor zover deze derden je gegevens verwerken ten behoeve van Cotap, doen zij dit als verwerker. Cotap heeft met die derden een verwerkersovereenkomst gesloten waarin onder meer beveiliging, geheimhouding en je rechten worden geregeld. Je gegevens kunnen in sommige gevallen worden doorgegeven aan ontvangers in landen buiten de EER. De hoofdregel is dat dit alleen is toegestaan als een land een passend beschermingsniveau biedt.
Als er geen passend beschermingsniveau is in een land buiten de EER, zorgen wij voor passende waarborgen zodat je gegevens zo goed mogelijk worden beschermd. Een voorbeeld hiervan is het gebruik van modelcontracten die zijn goedgekeurd door de Europese Commissie. Wat betreft gegevensuitwisseling met de Verenigde Staten zullen wij altijd zaken proberen te doen met bedrijven die zijn gecertificeerd onder het zogenaamde EU-VS-privacyschild. Dit is een overeenkomst die de bescherming regelt van gegevens van EU-burgers die in de Verenigde Staten worden verwerkt. De Europese Commissie heeft deze overeenkomst (voorlopig) goedgekeurd. Amerikaanse bedrijven kunnen hun certificering indienen bij het United States Department of Commerce. Als de certificering wordt goedgekeurd, mogen wij gegevens uitwisselen met het betreffende bedrijf in de Verenigde Staten.
Als er ook geen passende waarborgen zijn in een land buiten de EER, zullen wij je gegevens alleen doorgeven als sprake is van een wettelijke uitzondering. Voorbeelden hiervan zijn je uitdrukkelijke toestemming of als de verwerking noodzakelijk is voor het uitvoeren van de overeenkomst.
Als je wilt weten welke waarborgen we inzetten om je gegevens te beschermen en waar je die kunt raadplegen, kun je contact opnemen met onze functionaris voor gegevensbescherming.
13 Jouw rechten
13.1 Contactgegevens
Hierna wordt uitgelegd wat je rechten zijn met betrekking tot de verwerking van je gegevens door Cotap. In dit verband verwijzen we naar je persoonlijke statuspagina met betrekking tot je sollicitatie. Voor meer informatie kun je ook contact met ons opnemen door te mailen naar privacy@Cotap.nl.
13.2 Recht op informatie
We zijn verplicht om je te informeren over onze identiteit, welke gegevens we van je verwerken, hoe lang, voor welke doeleinden, op basis van welke grondslag en aan wie we je gegevens verstrekken. Al deze informatie kun je vinden in deze privacyverklaring. Als je meer informatie wilt hebben, zullen wij die in principe kosteloos verstrekken. Zie onder 13.1 voor onze contactgegevens.
13.3 Recht op inzage
Je hebt het recht op inzage in je gegevens. Zo heb je het recht om van Cotap uitsluitsel te verkrijgen of zij gegevens van jou verwerkt, en zo ja, welke gegevens, wat de doeleinden zijn van de verwerking, aan welke partijen je gegevens worden verstrekt, wat de bewaartermijnen zijn en de beschikbare informatie over de herkomst van de gegevens (als de gegevens niet van jou afkomstig zijn). Zie onder 13.1 voor onze contactgegevens.
Je hoeft geen reden te geven voor een inzageverzoek. Het recht op inzage heeft alleen betrekking op inzage in je eigen gegevens. Cotap kan je vragen om een kopie van je rijbewijs, identiteitskaart of paspoort te sturen ter identificatie.
13.4 Recht op rectificatie
Je kunt Cotap vragen je gegevens direct te laten rectificeren. Je hebt ook het recht om onvolledige gegevens volledig te maken door bijvoorbeeld een brief aan ons te sturen. Zie onder 13.1 voor onze contactgegevens.
13.5 ‘Recht om vergeten te worden’
Je hebt het ‘recht om vergeten te worden.’ Op verzoek zijn we verplicht je gegevens zonder onredelijke vertraging te verwijderen. Als Cotap je gegevens heeft gedeeld met andere partijen, en verplicht is om je gegevens te verwijderen, zal zij alle redelijke maatregelen treffen om die andere partijen ervan op de hoogte te stellen dat koppelingen en kopieën van je gegevens ook worden verwijderd. Zie onder 13.1 voor onze contactgegevens.
Het ‘recht om vergeten te worden’ staat tussen aanhalingstekens. We mogen namelijk niet altijd al jouw gegevens verwijderen. Soms is de verwerking bijvoorbeeld nog nodig voor het nakomen van wettelijke verplichtingen of het instellen, uitoefenen of onderbouwen van claims.
13.6 Recht op beperking van de verwerking
Je hebt in principe het recht om verwerking van je gegevens te laten beperken, bijvoorbeeld als je het niet eens met de juistheid van je gegevens. Zie onder 13.1 voor onze contactgegevens.
13.7 Mededeling van rectificatie, verwijdering of beperking
Tenzij het onmogelijk is of onevenredig veel inspanning kost, zullen wij de ontvangers van je gegevens op de hoogte stellen van elke rectificatie, verwijdering of beperking van de verwerking. Cotap zal informatie verstrekken over deze ontvangers als je hierom verzoekt. Zie onder 13.1 voor onze contactgegevens.
13.8 Recht op overdraagbaarheid van je gegevens
Je hebt het recht op overdraagbaarheid van gegevens. Dit houdt in dat je aan Cotap een verzoek kunt doen om je gegevens te ontvangen. Vervolgens kun je deze gegevens opslaan voor persoonlijk hergebruik. Ook kun je je gegevens doorgeven aan een ander bedrijf of vragen aan Cotap om dat voor je te doen. Je hebt dit recht alleen met betrekking tot gegevens die je zelf aan Cotap hebt verstrekt én als de verwerking berust op je toestemming of een overeenkomst waarbij jij partij bent, zoals je arbeidsovereenkomst. Zie onder 13.1 voor onze contactgegevens.
13.9 Intrekken toestemming
Als de gegevensverwerking berust op toestemming, heb je het recht om die toestemming op elk moment in te trekken. Nadat je je toestemming hebt ingetrokken, zal Cotap ervoor zorgen dat zij de verwerking van je gegevens voor dat doeleinde staakt. Wel blijft de verwerking van je gegevens van de periode vóór het intrekken rechtmatig. Zie onder 13.1 voor onze contactgegevens.
13.10 Recht van bezwaar
Je hebt in principe het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van je gegevens. Na je bezwaar zullen wij in principe de verwerking van je gegevens stoppen. Zie onder 13.1 voor onze contactgegevens. Ook kun je gemakkelijk en kosteloos bezwaar maken tegen het gebruik van je elektronische contactgegevens. Zo kun je onderaan al onze e-mails klikken op ‘afmelden.’ Daarna zullen wij je e-mailadres niet meer gebruiken voor berichten over werving en selectie.
13.11 Klacht bij Autoriteit Persoonsgegevens of naar de rechter
Als je van mening bent dat de verwerking van je gegevens inbreuk maakt op de wet kun je contact opnemen met onze afdeling recruitment, maar je hebt ook het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) of naar de rechter te stappen.
13.12 Beperkingen van je rechten
Soms kunnen wij je rechten beperken, bijvoorbeeld in het kader van het voorkomen, onderzoeken, opsporen en vervolgen van strafbare feiten, zoals fraude.
14 Bewaartermijnen
14.1 Algemeen
In het algemeen bewaren wij je gegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doeleinde waarvoor we je gegevens hebben verzameld. Daarna zullen wij je gegevens verwijderen of anonimiseren, tenzij we bepaalde gegevens langer nodig hebben voor een andere doeleinde. Als dat het geval is, hebben wij daarvoor een grondslag en zullen wij ervoor zorgen dat deze gegevens alleen nog toegankelijk zijn voor dat andere doeleinde. Een voorbeeld is dat wij een aantal documenten voor een minimale termijn moeten bewaren voor belasting- of administratiedoeleinden of voor doeleinden die UWV vaststelt. We zullen in die gevallen alleen die gegevens bewaren die noodzakelijk zijn om onze wettelijke verplichtingen na te komen. Na de wettelijke bewaartermijnen zullen wij je gegevens verwijderen of anonimiseren.
14.2 Specifiek
Als je afgewezen [of aangenomen] wordt, zullen wij jouw gegevens automatisch 1 maand na het einde van de sollicitatieprocedure anonimiseren of verwijderen.
Geef je na het afronden van de sollicitatieprocedure toestemming dat we je gegevens mogen bewaren, zullen je gegevens maximaal 1 jaar na het geven van deze toestemming worden bewaard. Daarna worden je gegevens geanonimiseerd of verwijderd.
15 Begrippenlijst
Hieronder vind je uitleg van enkele belangrijke begrippen uit wet- en regelgeving met betrekking tot gegevensbescherming:
15.1 Anonimiseren
Dit is een onomkeerbaar proces om ervoor te zorgen dat gegevens niet meer herleidbaar zijn naar betrokkenen. Betrokkenen zijn natuurlijke personen (individuen) waarvan gegevens worden verwerkt. Hieronder val jij ook als websitebezoeker of sollicitant.
15.2 Autoriteit Persoonsgegevens
De AP is onze nationale toezichthouder op het gebied van gegevensbescherming. De AP beoordeelt of organisaties gegevens verwerken in overeenstemming met de toepasselijke wet- en regelgeving. Zij kan overtredingen onder meer bestraffen met boetes.
15.3 Grondslagen
Om rechtmatig gegevens van jou te kunnen verwerken, heeft Cotap een wettelijke grondslag nodig. Dit is de basis die de wet biedt om gegevens van je te mogen verwerken. Hierna komen de grondslagen aan de orde die voor ons het meest van belang zijn:
15.3.1 Toestemming
Een van de grondslagen voor het verwerken van je gegevens is voorafgaande toestemming voor een of meer specifieke doeleinden. ‘Toestemming’ is elke vrije, specifieke, geïnformeerde en ondubbelzinnige wilsuiting waarmee jij door middel van een verklaring of ondubbelzinnige actieve handeling gegevensverwerking accepteert. Maar toestemming is niet de enige grondslag om je gegevens te mogen verwerken. Andere, even zo belangrijke grondslagen om zónder toestemming gegevens van jou te mogen verwerken zijn de volgende:
15.3.2 Noodzakelijk voor uitvoering van de overeenkomst
De gegevensverwerking is noodzakelijk (a) om op jouw verzoek vóór het sluiten van een overeenkomst maatregelen te nemen of (b) ter uitvoering van enige overeenkomst tussen jou en Cotap. Een voorbeeld is dat wij je gegevens nodig hebben in het kader van een sollicitatieprocedure en, als je wordt aangenomen, voor uitvoering van de arbeidsovereenkomst.
15.3.3 Noodzakelijk om te voldoen aan wettelijke verplichtingen
De gegevensverwerking is noodzakelijk om te voldoen aan wettelijke verplichtingen die op Cotap rusten. Hieronder vallen verplichtingen richting de belastingdienst.
15.3.4 Noodzakelijk voor de behartiging van gerechtvaardigde belangen
De gegevensverwerking is noodzakelijk voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van Cotap of een derde, tenzij jouw belangen, grondrechten en fundamentele vrijheden die tot bescherming van je gegevens verplichten, zwaarder wegen dan onze belangen. Hierna spreken we ook over gerechtvaardigde belangen.
Om ons te kunnen beroepen op deze grondslag, zullen wij eerst bepalen of er gerechtvaardigde belangen zijn. Je kunt denken aan verwerkingen die vallen onder onze normale bedrijfsvoering of het dagelijks beheer van Cotap. Vervolgens vragen wij ons af of we met minder gegevens of via een minder ingrijpende weg hetzelfde resultaat kunnen bereiken. Ook zal Cotap een balanstest uitvoeren. Dit betekent dat we jouw belangen en rechten afwegen tegen die van ons. Als we tot het besluit komen dat onze belangen zwaarder wegen dan die van jou, zullen wij ons beroepen op deze grondslag. Wij zullen daarbij je rechten respecteren en zorgen dat wij naleving aan de toepasselijke wet- en regelgeving kunnen aantonen.
15.4 Ontvanger
Natuurlijke of rechtspersoon, overheidsinstantie, dienst of ander orgaan, al dan niet een derde, aan wie gegevens worden verstrekt.
15.5 Persoonsgegevens
Alle informatie die direct of indirect te herleiden is naar een individu, zonder dat de naam van dat individu bekend hoeft te zijn. Voorbeelden zijn naam, adres, woonplaats, e-mailadres, telefoonnummer, cookie ID’s, gegevens ter zake van tracking, commerciële, advertentiecookies en financiële data. In deze privacyverklaring wordt gesproken over gegevens.
15.6 Verantwoordelijke
Organisatie die doel en middelen bepaalt voor de verwerking van gegevens. Voorbeeld is dat Cotap als verantwoordelijke gegevens verwerkt voor werving en selectie.
15.7 Verwerken
(Een geheel van) bewerkingen met betrekking tot (een geheel van) gegevens, al dan niet geautomatiseerd. Voorbeelden zijn verzamelen, vastleggen, ordenen, opslaan, wijzigen, opvragen, inzien, delen, raadplegen, gebruiken, verstrekken en verwijderen van gegevens.
15.8 Verwerker
Organisatie die ten behoeve van ons gegevens verwerkt, bijvoorbeeld onze IT-leveranciers.
15.9 Verwijderen
Wissen van gegevens zodat zij noch direct, noch indirect kunnen worden teruggehaald.
Contactgegevens Voor vragen over onze privacy- en cookieverklaring of vragen omtrent uw rechten, kunt u altijd contact met ons opnemen via onderstaande gegevens:
Cotap B.V. Oosterbrugstraat 27 8281BT Genemuiden
e-mailadres: info@cotap.nl Telefoonnummer: +31 (0)38 385 1515 KvK-nummer: 05054147
Wijzig uw cookievoorkeuren